Télétravail : Sources de cyber-risque !

Les failles potentielles en matière de sécurité ont été multipliées par le nombre d'employés travaillant à domicile. Les employés à distance constituent parfois une vulnérabilité inattendue et imprévisible, surtout lorsqu'un très grand nombre d'employés est concerné.
Afin d'éviter une perte de temps et d'organisation devant la multiplicité des marques et modèles de pc et d'imprimantes à gérer, plus la complexité des différents paramétrages : 

• Optez pour une solution clefs en main avec votre prestataire.

Un Pc portable, un multifonction d'un fabricant reconnu + un accès Vpn sécurisé à l'intranet de votre société.
L'investissement est faible compte tenu des possibles piratages à distance que représente une personne non sécurisée travaillant depuis son domicile. Les conséquences financières, techniques et juridiques mettraient à mal votre société.

 

Les documents prioritaires à archiver

Selon une étude Markess de 2020 les documents ayant une valeur probante devant être conservés numériquement concernent les domaines :

• Gestion du personnel
• Contrats
• Factures
• Etats comptables

Viennent ensuite les documents sociaux, ceux relatifs à l'immobilier professionnel et personnel puis les emails présentant une valeur commerciale.
D'ici 2022 80% des entreprises estiment qu'elles devront mettre en place des solutions d'archivages automatiques de leurs données.
Le marché Français devrait atteindre 575 millions d'€ à cette période.
 

Le multifonction un risque s'il n'est pas protégé ?

• 8 pages confidentielles sur 10 finissent à la poubelle
• 1 page sur 2 reste oublié et disponible sur votre photocopieur.
• 61% des entreprises avouent avoir subi une fuite de données en lien avec l’impression. 

Quelques règles simples à définir et mettre en place

– Qui a accès à ces matériels ?

– Le disque dur du multifonction est-il sécurisé ?  

– Une impression confidentielle oubliée dans le bac de sortie papier peut-elle tomber entre de mauvaises mains ?

– Scanner vers l’extérieur de l’organisation des documents de façon anonyme, est-ce risqué ?

– Comment protéger l’ensemble des documents imprimés, copiés et scannés ?

Solutions :

    

1. La première action à instaurer au sein de votre entreprise est celle de l'accès par badge.
2. La deuxième : L'impression sécurisée  https://youtu.be/eSnZxxIkoYI
3. La troisième : Le filigrane sécurisé (voir nos fiches pratiques)

Laser, LED ou PageWide ?

Le marché de l'impression est "encore" en mouvement et se renouvelle sans cesse !

Les R&D des principaux constructeurs d'imprimantes et de multifonctions investissent beaucoup d'argent pour développer de nouvelles technologies capables de répondre aux évolutions du marché, aux besoins des clients, en prenant en compte les impératifs écologiques.

Suite de l'article ici

Collecteur automatique de factures

Paradoxalement la digitalisation vous fait perdre du temps dans la collecte de vos factures dématérialisées disponibles sur plusieurs les plateformes de certains de vos fournisseurs ! Entre 5 et 6 heures/semaine selon votre organisation en plus du casse tête ! Une solution fonctionnelle existe avec une partenaire de référence Zeendoc

Conseils : Vous faire accompagner par un chef de projet indépendant pour respecter votre cahier des charges et de mettre en premiers facteurs vos besoins et les bénéfices attendues. Ne pas le coupler avec un vendeur de copieur qui vous proposera un package un peu trop "gourmand" financièrement parlant et qui vous liera par contrat avec toutes les difficultés d'en sortir le jour où vous déciderez de changer soit de matériels, soit de logiciels !
Visionner la vidéo explicative ici :

Dématérialiser les documents en entreprise

Loin d’un « objectif zéro papier » pas toujours réaliste, la dématérialisation est surtout envisagée comme une solution de gestion documentaire performante et efficace des données. L’enjeu n’est plus tellement d’éditer ou de copier des documents, mais surtout d’utiliser la technologie pour apporter de l’intelligence au papier. Les multifonctions, avec leur fonction de scan, font le lien entre documents papiers et fichiers électroniques. Ils représentent la clé d’entrée vers une démarche de dématérialisation. 
Faciliter la circulation des documents et de l'information, tous en réduisant leur nombre et en sécurisant vos données pour respecter la RGPD. Voilà tout l'enjeu pour toute société, quelque soit sa taille !
Conseils : Mettre en place une GED (Gestion Electronique de Documents) et un outil de sauvegarde informatique qui pourra garantir la "RGPD n°2016/679 du 27 avril 2016" lors d'un audit de contrôle des archives si nécessaire ! Il existe plusieurs solutions.

 

 

Les emails depuis un multifonction ? Source de piratage ?

Envoyer un mail depuis son photocopieur est facile. Toutefois certaines règles sont à instaurer avec votre prestataire afin d'éviter : 1/ des fuites de documents vers l'extérieur, 2/  la restriction des pièces jointes d'une liste de contact ! 
Les destinations des e-mails peuvent être restreintes par une fonction de contrôle des envois supportant l’autorisation ou l’interdiction d’envoi. Les e-mails peuvent uniquement être envoyés à des destinations autorisées et préalablement enregistrées (Liste blanche). Les destinations refusées sont également préenregistrées pour éviter d’envoyer des e-mails à des adresses non-autorisées (Liste noire).
Certains périphériques  sont dotés d’une fonction d’impression des pièces jointes aux e-mails. La réception des e-mails peut être restreinte conformément aux paramètres de la fonction "Restriction des expéditeurs". Seule la  (Liste blanche) est autorisée !
Ces mesures de sécurité assurent une protection efficace contre diverses activités malveillantes et les e-mails indésirables.

 

 

Matériel d'occasion, reconditionné "la vraie fausse bonne idée"

Sous de soi-disant bons prétextes écologiques et financiers, les photocopieurs d'occasions, remis à neuf, reconditionné ou "Green quelque chose" sont des sources problématiques pour celles et ceux qui seraient tentés de se laisser séduire par les arguments pécuniers et d'environnement.
Les problématiques se regroupent sous divers aspects :

1. La fausse bonne affaire / Un matériel d'occasion à un prix de revient environ 10 fois moindre pour le distributeur qui vous le vendra avec seulement 30 à 40% de remise. Pour être une vraie bonne affaire, il faudrait que son prix soit compris entre 75 et 85% du prix de vente initial. Tout le monde y gagnerait mais apparemment pas assez pour le revendeur, car c'est là qu'il compte faire 60 à 80% de marge sur cette affaire.
2. La roulette russe / Un matériel d'occasion est un copieur qui a été retiré d'une société et qui vous est revendu après avoir été révisé, et un peu nettoyé. La seule obligation légale étant de conserver le n° de série du châssis. Après le reste c'est au petit bonheur la chance, et lorsqu'un matériel d'occasion dysfonctionne, les galères commencent.
3. La sécurité / En général vous récupérez un disque dur qui a été utilisé dans des conditions que vous ignorez. Si ce dernier comportait un virus, vous serez le "prochain malade" avec des conséquences sur votre réseau informatique pouvant être dramatique.
4. Les DCP et RGPD / De même sur ces disques durs, même si certains distributeurs vous disent l'avoir "reseté" il existe un nombre incalculable de données à caractères personnelles qui vous mettront directement en non conformité aux mesures de la RGPD. Les problèmes et  sanctions avec la CNIL seront pour vous. Ce problème existe depuis longtemps. Dans un article de ZDN net datant de 2003 des marques comme xerox et ricoh confirmaient déjà la problématique . Article ici

Chacun étant libre de ses choix, l'information vous aura été transmise avant.

Attention, Arnaques maquillées

Déjà malmené par certains revendeurs peu scrupuleux et un peu escrocs, le monde de la reprographie voit surgir des sites de ventes en ligne de photocopieurs pulluler et promettre des "prix 3 à 5 fois moins chères" comme des multifonctions à 300 € ou à 10 €/mois en location ! Comme financièrement c'est impossible, ils les vendent à la découpe : A ce prix là vous avez un matériel qui est vendu sans : Magasin papier (eh oui ?) sans cartouches, sans installation et sans contrat de maintenance. (Un peu comme une voiture sans roues ni pneus). Lorsque vous rajoutez ces options, le prix se trouve multiplié par 9 ! Surveillez vos boites mails, les escrocs arrivent....
 

L'impression et la RGPD

Vous êtes responsable d'une entreprise et êtes certainement équipé en photocopieurs multifonctions. Vous êtes vous demandé si les pages imprimées (pouvant restées à la vue et à la portée de tout le monde) et scannées respectent les DCP et les mises en conformité RGPD. Quelle que soit votre taille, depuis 2018 vous risquez, si c'est le cas, de lourdes sanctions. Nous avons les solutions logicielles simples rapides et efficaces pour y remédier et avons déjà permis à plusieurs structures d'éviter le crash...

Allez faire un tour sur le site de la CNIL et des lourdes sanctions appliquées chaque année !
https://www.cnil.fr/fr/definition/sanction
 

La sécurité des Multifonctions ? 

La sécurité des multifonctions face aux piratage informatique ? Une véritable nécessité de s'y pencher ! L’université de Columbia (Etats-Unis) a essayé de pénétrer dans une imprimante pour lui faire prendre feu et elle a réussi... / Un journaliste de CBS s’est amusé à démonter des disques durs sur des copieurs en fin de vie, à la casse, et a réussi à récupérer des copies de chèques, des dossiers médicaux…
Article de ouest france
 

Arnaques aux photocopieurs

ATTENTION, les arnaques avec de gros chèques ou des pseudos "clients référents" ou budget "Européen" continuent d'être utilisées par certains revendeurs locaux et notamment dans la région PACA.  Un doute sur une méthode ? Consultez nous ! Lien forum UFC
 

Marché de l'impression professionnelle

Orientation du marché à la baisse sur les 3 dernières années pour certains acteurs. Les "deux K" continuent leur progression respective.
 

Le jet d'encre professionnel

La Nanotechnologie de HP PageWide révolutionne l'impression professionnelle en augmentant la vitesse X2, diminuant le prix  par 2, tout en réduisant l'empreinte écologique avec sa technologie nano. Cliquez sur l'image de gauche ou ici pour la vidéo HP
 

Votre matériel est-il bruyant ?

Classements des marques selon leur niveau de dB.

Votre matériel est-il énergivore ?

Classements des marques selon leur concommation électrique.

Les Green attitude et ses soi-disant vertus !

Avis au entrepreneurs, chefs d'entreprises, responsables des achats, dsi, daf ...toute personne pouvant signer des contrats, de ne pas succomber à la "GREEN" attitude, avec des "GREEN" vendeurs qui vous promettent de "GREEN" économies avec des "GREEN LIGHT" photocopieurs ?!

L'article ici

Cyber Sécurité / Ingérence Economique

Ce « flash » évoque des actions d’ingérence économique dont des sociétés françaises sont régulièrement victimes. Ayant vocation à illustrer la diversité des situations auxquelles les entreprises sont susceptibles d’être confrontées, il est mis à votre disposition pour vous accompagner dans la diffusion d’une culture de sécurité interne. Vous comprendrez que, par mesure de discrétion, le récit ne comporte aucune mention permettant d’identifier les entreprises visées. Document de la DGSI téléchargeable...suite ici